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Politique relative à la protection des renseignements personnels
L’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes (ACDFL) accorde une
grande importance à la protection des renseignements personnels que lui confient ses
membres, ses clients et ses employés. L’ACDFL s’engage à se conformer à la Loi sur la
protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) pour
ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement concernant un individu
identifiable, mais cela n’inclut pas le nom, le titre, ni l'adresse ou le numéro de téléphone
au travail d'un employé ou d'une organisation. Les renseignements personnels incluent
l’adresse du domicile, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et l’adresse
courriel d’une personne ainsi que de l’information médicale et financière à son sujet. En
ce concerne ses membres et ses clients, l’ACDFL recueille de l’information
essentiellement aux fins des services et des produits qu’elle offre. Les employés peuvent
être appelés à fournir des renseignements personnels aux fins de démarches liées à leur
embauche au sein de l’ACDFL ou à titre de membres du personnel. Dans tous les cas,
l’ACDFL s’engage à protéger la vie privée des personnes en veillant à ce que les
renseignements personnels confiés soient exacts, tenus confidentiels et en lieu sûr.
Les 10 principes de la LPRPDE
Principe 1 – La responsabilité
L’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes est responsable
de tous les renseignements qu’elle recueille et détient, y compris les
renseignements personnels transmis à des tierces parties pour des fins de
traitement ou d’autres tâches administratives. L’ACDFL a désigné un agent
responsable des questions relatives à la protection des renseignements personnels,
qui est chargé de l’observation de la LPRPDE par l’ACDFL.
1.1 L’agent responsable de la protection des renseignements personnels et la
haute direction de l’ACDFL sont, en définitive, responsables de la conformité
à la présente politique et à la loi relative à la protection des renseignements
personnels, mais il appartient à tous les employés de l’ACDFL d’en assurer le
respect dans le cadre des activités quotidiennes.
1.2 Les renseignements personnels qui sont confiés à des tierces parties à des fins
de traitement sont protégés au moyen de contrats ou d’ententes visant à
assurer que ces dernières protègent les informations reçues.
1.3 L’ACDFL a établi des pratiques et des procédures en vue d’assurer le respect
de sa politique et de la LPRPDE :
a) des procédures pour protéger les renseignements personnels;
b) des procédures relatives au dépôt et au suivi des plaintes et des questions;
c) des documents expliquant la politique de l'ACDFL relative à la protection
des renseignements personnels;
d) la formation de son personnel et la communication, à ce dernier,
d'informations sur la politique et les procédures de l'ACDFL relatives à la
protection des renseignements personnels.
Principe 2 – La détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
L’ACDFL détermine, avant ou pendant toute collecte de renseignements
personnels, l’utilisation qui sera faite des données, à moins que celle-ci ne soit
évidente.
2.1 L’ACDFL recueille des renseignements personnels, uniquement avec le
consentement des personnes concernées, aux seules fins suivantes :
a) pour diffuser de l’information au sujet du secteur;
b) pour communiquer de l’information au sujet de ses activités et pour en
faire la promotion;
c) pour produire son répertoire annuel des membres;
d) pour réserver des chambres d’hôtel à l’occasion de son Expo-congrès
annuel ou d’autres rencontres;
e) pour élaborer, améliorer, commercialiser ou offrir des produits ou des
services;
f) pour gérer et assurer le développement de l’Association, notamment en
matière de personnel et d’embauche;
g) pour se conformer aux exigences juridiques et réglementaires.
Principe 3 – Le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels
L’ACDFL ne recueille ni n'utilise ou communique des renseignements personnels
sans que le sache ou n’y consente la personne intéressée, sauf dans certaines
situations où le permet la loi.
3.1 L’ACDFL tente d’obtenir, dans la mesure du possible, au moment de la
collecte des renseignements, le consentement exprès ou tacite de l'intéressé
pour leur collecte de même que pour leur utilisation ou leur communication
subséquente. Dans certaines circonstances, le consentement pour l’usage et la
communication des renseignements est obtenu après leur collecte, mais avant
leur utilisation, en particulier si l'ACDFL veut s'en servir à des fins autres que
celles qui ont été définies préalablement.
3.2 L’ACDFL s’assure d’obtenir un consentement éclairé pour la collecte,
l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Pour ce faire,
la formulation de l’énoncé expliquant à la personne concernée les fins de la
collecte des renseignements ainsi que leur communication à des tierces
parties est claire et facilement compréhensible.
3.3 L’ACDFL demande le consentement d’une personne pour la collecte,
l'utilisation et la communication des renseignements personnels comme
condition préalable à l'octroi d'un produit ou d'un service seulement si lesdites
collecte, utilisation ou communication sont nécessaires pour atteindre les buts
déterminés.
3.4 L’ACDFL détermine le type de consentement requis selon le genre de
renseignements recueillis, les fins auxquelles ils sont recueillis et la nature
des renseignements.
3.5 Le consentement peut être exprès ou implicite, accordé verbalement, par voie
électronique ou par écrit.
3.6 L’intéressé peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve d'un
préavis suffisant pour que l'ACDFL puisse se conformer aux exigences
juridiques et contractuelles pertinentes. L’ACDFL avisera l’intéressé des
répercussions de ce retrait.
Principe 4 – La limitation de la collecte des renseignements personnels
L’ACDFL limite la collecte des renseignements personnels aux données
nécessaires aux fins qu’elle a déterminées. L’information est toujours recueillie selon des
moyens justes et légitimes.
4.1 L’ACDFL recueille principalement des renseignements personnels auprès de
ses membres, clients et employés, mais peut aussi en obtenir d’autres
personnes, moyennant leur consentement.
Principe 5 – La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
des renseignements personnels
L’ACDFL n'utilise ni ne communique les renseignements personnels qu'aux fins
auxquelles ils ont été recueillis, sauf si elle a obtenu le consentement de l'intéressé
ou si la loi le requiert. L’ACDFL conserve les renseignements personnels que le
temps de satisfaire aux fins déterminées ou de répondre aux exigences de la loi.
Principe 6 – L’exactitude des renseignements personnels
L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue de tenir les renseignements
personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, selon les fins pour
lesquelles ils ont été recueillis.
6.1 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables en vue d’obtenir des intéressés de
l’information lui permettant de mettre à jour, au besoin, les renseignements
dont elle dispose pour atteindre les buts pour lesquels ils ont été recueillis. Si
l’ACDFL est informée que les renseignements dont elle dispose au sujet
d'une personne sont incorrects, elle les mettra à jour dans les plus brefs délais.
6.2 Les renseignements personnels ne seront pas mis à jour sans le consentement
de l’intéressé.
Principe 7 – Mesures de protection
L’ACDFL protège les renseignements personnels en prenant des mesures
appropriées à leur nature.
7.1 L’ACDFL dispose de mesures pour protéger les renseignements personnels
contre la perte et le vol, et contre la consultation, la communication, la copie,
l'utilisation, la modification et la suppression non autorisées, quelle que soit
la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 Les mesures de protection mises en place par l’ACDFL varient selon la
nature des renseignements personnels recueillis.
7.3 L’ACDFL déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que les tierces
parties utilisent des mesures de protection comparables aux siennes pour
assurer la protection des renseignements personnels qui leur ont été transmis
pour des fins de traitement ou d’autres tâches administratives.
7.4 L’ACDFL veille à ce que tous ses employés comprennent l'importance de
préserver la confidentialité des renseignements personnels et à ce qu'ils
obtiennent la formation nécessaire pour assurer la protection des
renseignements. Les employés de l'ACDFL sont tenus de se conformer à la
présente politique.
Principe 8 – La transparence relative aux politiques et aux pratiques
Les politiques et les pratiques précises de l'ACDFL relatives à la gestion des
renseignements personnels peuvent être consultées sans restriction.
8.1 L’information portant sur ces politiques et pratiques est présentée de façon à
être compréhensible et facile d’accès.
8.2 L’ACDFL fournit de l’information sur ses politiques et pratiques de diverses
façons.
Principe 9 – L’accès aux renseignements personnels
Lorsqu’un intéressé en fait la demande par écrit, l’ACDFL lui indique, dans un
délai raisonnable, quels renseignements personnels elle possède à son sujet,
l'usage qui en est fait ou qui en a été fait, et les tierces parties auxquelles les
renseignements ont été communiqués. De plus, l’intéressé aura accès à ses
renseignements personnels. Dans quelques circonstances, selon que le permet ou
l'exige la loi, certains renseignements peuvent ne pas être communiqués à
l'intéressé.
9.1 Sous réserve des lois en vigueur, sur réception d’une demande écrite,
l'ACDFL indique au demandeur si elle possède ou non des renseignements
personnels à son sujet et déploie des efforts raisonnables pour lui indiquer la
source des informations ainsi qu’un sommaire des usages qui en a été fait.
9.2 L’intéressé peut être appelé à fournir de l'information afin de permettre à
l’ACDFL de vérifier la présence, l’utilisation et la communication de
renseignements personnels à son sujet. L’information alors fournie sert
uniquement à cette fin.
9.3 L’ACDFL peut exiger des droits raisonnables pour couvrir les frais reliés à la
recherche de l’information demandée. L’ACDFL avisera l'intéressé des coûts
approximatifs de la transmission de l'information afin de lui permettre, s'il le
souhaite, de retirer sa demande.
9.4 Sur réception d'une demande écrite, l’ACDFL fournit à l’intéressé la liste des
tierces parties auxquelles les renseignements personnels ont été communiqués
et, le cas échéant, à quelles fins.
9.5 Dans l’éventualité où une personne montre clairement que les renseignements
personnels dont dispose l’ACDFL à son sujet sont incorrects ou incomplets,
l’ACDFL modifiera les informations.
9.6 L’ACDFL peut refuser à une personne l’accès aux renseignements qui la
concernent en vertu des lois en vigueur.
Principe 10 – La possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
Un intéressé peut porter plainte au sujet du non-respect des principes précités à la
personne chargée au sein de l'ACDFL de la protection des renseignements
personnels.
10.1 L’ACDFL dispose de procédures relatives au dépôt, à l’enquête et au suivi
des plaintes et des questions relatives à la présente politique et à sa gestion
des renseignements personnels.
10.2 Toute question ou plainte au sujet du respect de l’ACDFL de la politique
relative à l’usage des renseignements personnels doit être soumise par écrit,
à l'attention du mandataire suivant :
Par la poste : Agent responsable de la protection des renseignements personnels
Association canadienne de la distribution de fruits et
légumes
162, Promenade Cleopatra
Ottawa (Ontario)
K2G 5X2
Par courriel : privacy@cpma.ca
Par télécopieur : 1 (613) 226-2984
10.3 Toute personne qui croit que l'ACDFL ne se conforme pas aux exigences de
la LPRPDE peut soumettre, par écrit, une plainte à la Commissaire à la
protection de la vie privée du Canada.
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville,
Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 1 (613) 995-8210
Numéro sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 1 (613) 947-6850
Adresse électronique : info@privcom.gc.ca